EN RU

Viralliset tarjouspyynnöt

Tarjouspyyntö internetissä palveluna tarjottavasta tapahtumakalenterista

 

1.                  Hankintayksikkö

Etelä-Karjalan liitto
Kauppakatu 40 D
53100 Lappeenranta
www.ekarjala.fi/liitto

Yhteyshenkilö
Mika Hautaniemi
mika.hautaniemi@ekarjala.fi

2.                  Hankintamenettely

Kyseessä on pienhankintamenettely, jossa hankintahinta alittaa kansallisen 60 000 euron kynnysarvon. Tarjouspyyntö toimitetaan valituille potentiaalisille tarjoajille ja julkaistaan Etelä-Karjalan liiton verkkosivuston tarjouspyynnöt-osiossa.

3.                  Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena on internetissä palveluna tarjottava tapahtumakalenteri korvaamaan nykyinen Etelä-Karjalan tapahtumakalenteri. Tavoitteena on saada laadukkaat ja hyvällä toimintavarmuudella toimitetut palvelut maakunnan ja sen kuntien käyttöön.

Etelä-Karjalan liitto solmii sopimuksen palvelujen hankkimisesta tämän tarjouskilpailun voittajan kanssa. Halutessaan Etelä-Karjalan maakunnan kunnat voivat liittyä sopimukseen saaden maakunnan palvelua vastaavan kuntakohtaisen palvelun käyttöönsä, niin että maakunnan palveluun ja kuntien palveluihin luodut tapahtumat voidaan nähdä molemmissa palveluissa esim. maantieteelliseen tai paikkakohtaiseen luokitteluun perustuen.

Ehdottomana vaatimuksena on vähintään kolme referenssiä julkishallinnolle (esim. kunnat) tehdyistä tapahtumakalenteritoimituksista.

Hankinnan kohteen olevan internetissä toimivan tapahtumakalenterin halutut toiminnot on eritelty tarkemmin tarjouspyynnön kohdassa 5.

Kohdan 5 teknisten toimintojen lisäksi odotamme, että:

  • palvelun käyttöönotto 2-3 viikon kuluessa sopimuksen tekemisestä,
  • maakunnalla on jo olemassa tapahtumakalenteri, joten nyt palveluna hankittava tapahtumakalenteri on olemassa olevan palvelun parantamista ja siten sen on täytettävä lain vaatimat saavutettavuusasetuksen mukaiset vaatimukset 20.9.2020 mennessä.

Etelä-Karjalan liitto pidättää oikeuden tilata myös muualta palveluja sopimuskauden aikana.

4.                  Aikataulu

Sopimuskausi on suunniteltu alkavaksi 1.11.2019. Aikataulu on arvio, ja hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Sopimuskauden kesto on kolme vuotta ja sen jälkeen mahdollisesti vuoden mittaiset optiokaudet.

5.                  Hankinnan kohteen vaatimukset

Tarjouspyynnön liitteenä on Excel-taulukko, jossa on listattu hankittavalle palvelulle esitettävät vaatimukset. Tarjoajan tulee täyttää taulukko vastaten kuhunkin vaatimukseen täyttääkö palvelu esitetyn vaatimuksen (K) vai ei (E).

Yleisesti kuvaten Etelä-Karjalan liitto on hakemassa maakunnalle ja sen kunnille tapahtumakalenteria, johon maakunnassa toimivat tahot (julkishallinto, yritykset, yhdistykset ja yksityishenkilöt) voivat rekisteröityä ja ilmoittaa maakunnan alueella järjestämästään tapahtumasta. Ajatuksena on, että tapahtumat ovat tallennettuna yhdessä paikassa ja maakunta tai sen kunta voi omalla tapahtumakalenterisivullaan tai verkkosivulle upotettuna näyttää ko. alueen tapahtumia.

6.                  Tarjoajien kelpoisuus, tarjouspyynnön mukaisuus ja alihankkijoiden käyttö

Jätetyt tarjoukset tarkastetaan tarjousten jättöajan päätyttyä ja myöhästyneet tarjoukset hylätään. Tarjoukset arvioidaan tarjoajien kelpoisuuden ja tarjouspyynnön mukaisuuden perusteella ja tarjousvertailu tehdään arviointikriteerien mukaan.

Tarjous liitteineen toimitetaan suomen kielellä.

  1. a) Tarjoajien kelpoisuuden arviointi:

Tarjoajien edellytykset palvelun tuottamiseen arvioidaan kokonaistaloudellisilla ja teknisillä vaatimuksilla.

Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois ennen tarjousvertailua sellainen ehdokas tai tarjoaja, jolla ei katsota olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseen tai joka on laiminlyönyt verojen ja muiden lakisääteisten maksujen suorittamisen.

  1. b) Tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi:

Tarjouksen on vastattava tarjouspyyntöä. Tarjous voidaan hylätä, jos se ei vastaa tarjouspyyntöä tai jos se on tehty muussa kuin tarjouspyynnössä edellytetyssä muodossa.

  1. c) Alihankkijoiden käyttö:

Tarjouksessa on esitettävä selvitys mahdollisista tarjouksen tekijän käyttämistä alihankkijoista. Alihankkijan käyttäminen edellyttää tilaajan hyväksymistä. Tarjouksen tekijä vastaa alihankkijasta kuten omasta toiminnastaan. Alihankkijoista tulee esittää samat tiedot kuin tarjouksen tekijästä.

7.                  Tarjousten vertailu ja valintaperusteet

Tarjouksessa tarjoaja esittelee ehdottamansa järjestelmän ja siihen liittyvät palvelut. Tarjoaja merkitsee tarjouspyynnön kohdassa 5 lueteltujen vaatimusten perään selkeästi, toteutuuko vaatimus ehdotetussa järjestelmässä.

Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin. Eniten pisteitä saanut tarjous voittaa. Tarjousten kokonaistaloudellista edullisuutta vertaillaan seuraavien vertailuperusteiden suhteen:

  • Kokonaishinta palveluista / vuosi (painoarvo 50 %)
  • Palvelun laatu (painoarvo 50 %)

Hintapisteet muodostuvat siten, että halvin hinta saa 50 pistettä ja muiden tarjousten pisteet lasketaan suhteessa halvimpaan hintaan. Laatupisteet lasketaan siten, että kaikki tarjouspyynnön kohdassa 5 luetellut vaatimukset/toiveet täyttävä tarjous saa 40 pistettä. Loput 10 pistettä tulevat toteutuvista lisäominaisuuksista (2 pistettä/ lisäominaisuus).

Hintaan sisältyvät kaikki palvelun toteuttamiseen liittyvät kulut. Erillisiä matkakuluja tai päivärahoja ei makseta.

Hinnat ilmoitetaan arvonlisäverottomina, ja ne ovat kiinteät koko sopimuskauden ajan.

Etelä-Karjalan liitto pidättää oikeuden olla hyväksymättä yhtäkään jätetyistä tarjouksista tai hyväksyä vain osan tarjouksesta.

Tarjoaja voi jättää vain yhden tarjouksen. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta.

8.                  Tarjouksen voimassaoloaika ja sitovuus

Tarjouksen on oltava voimassa kaksi kuukautta tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä laskettuna.

9.                  Asiakirjojen julkisuus

Hankinta-asiakirjat ja tarjouksia koskevat tiedot ovat julkisia. Jos tarjoukseen sisältyy liikesalaisuuksia, niistä on mainittava tarjouksessa erikseen ja asianomaiset kohdat on esitettävä tarjouksessa erikseen. Hankintayksikkö voi harkita, onko kyseessä liikesalaisuuden piiriin kuuluva asia.

10.                Lisätietopyynnöt ja tarjousten jättäminen

Sitovat tarjoukset pdf-tiedostomuodossa olevine liitteineen tulee jättää sähköpostilla 13.09.2019 mennessä osoitteeseen kirjaamo@ekarjala.fi. Sähköpostin aihekenttään merkitään tunnus ”Tapahtumakalenteri Etelä-Karjala -portaaliin”.

Tarjouksesta kokonaisuudessaan vastaavan henkilön yhteystiedot on mainittava tarjouksessa.

Mahdolliset tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset on lähetettävä 04.09.2019 mennessä sähköpostilla osoitteeseen kirjaamo@ekarjala.fi. Vastaukset kysymyksiin lähetetään kaikille tarjouspyynnön saaneille 09.09.2019 mennessä. Sähköpostin aihekenttään merkitään tunnus ”Tapahtumakalenteri Etelä-Karjala -portaaliin”.

Etelä-Karjalan liitto voi pyytää tarjoajaa esittelemään palvelua viikolla 39.

Etelä-Karjalan liitto pyrkii tekemään hankintapäätöksen viikolla 40.

11.                Tarjousten täsmentäminen

Jos tarjouspyynnön mukaisina jätetyt tarjoukset eivät ole kaikilta osin vertailukelpoisia ja yhteismitallisia, niitä voidaan tarvittaessa pyytää tarjouskilpailun ratkaisemiseksi täydentämään ja täsmentämään.

Hankintayksikkö voi neuvotella tarjousten mukauttamisesta ennen hankintapäätöksen tekoa.

12.                Sopimus

Hyväksytyn tarjouksen tekijän kanssa tehdään erillinen sopimus palveluista tarjouspyynnön ja tarjouksen pohjalta.

 

 

26.08.2019

 

 

Matti Viialainen
maakuntajohtaja
Etelä-Karjalan liitto

 

Jakelu:

Eventz International Corporation

Visma Consulting Oy

Meidän IT ja talous Oy

Etelä-Karjalan liiton verkkosivut

Tarjouspyyntö

Tapahtumakalenteri ominaisuustaulukko