EN RU

Viralliset tarjouspyynnöt

TARJOUSPYYNTÖ ETELÄ-KARJALAN LIITON TARKASTUSPALVELUISTA SEKÄ TARKASTUSLAUTAKUNNAN TUKIPALVELUISTA VUOSILLE 2019 – 2020 + OPTIOVUOSI 2021

Etelä-Karjalan liiton tarkastuslautakunta pyytää tarjouksia vuosille 2019 – 2020 sekä optiovuodelle 2021 seuraavista palveluista:

  • kuntalain 122 §:n mukaisesta liiton hallinnon ja talouden tarkastuksesta
  • tarkastuslautakunnan sihteeripalveluista
  • erityishankkeiden tarkastuksesta

Tarjouspyyntö-tarkastuspalveluista-2019-2021.pdf

Tarjous tulee antaa suomen kielellä.  Tarjoushinnat ilmoitetaan arvonlisäverottomina. Hankinta ei ylitä kansallista kynnysarvoa. Hankintamenettelynä on avoin menettely.

  1. Hankintayksikkö

Hankintayksikkönä toimii Etelä-Karjalan liiton tarkastuslautakunta, jonka yhteystiedot ovat seuraavat:

Sanna Koskenranta, puheenjohtaja
Etelä-Karjalan liitto
Kauppakatu 40 D
53100 LAPPEENRANTA

Y-tunnus 0869462-5
sähköposti: kirjaamo@ekarjala.fi

  1. Hankinnan kohteen yleiskuvaus

Etelä-Karjalan liitto on kunnallisen itsehallinnon periaatteiden mukaan toimiva kuntayhtymä, joka toimii lakisääteisenä aluekehitys- ja aluesuunnitteluviranomaisena.

Etelä-Karjalan liitto toimii lisäksi maakunnan yleisen kehittämisen veturina. Tässä roolissa liitto ajaa maakunnan, sen kuntien, väestön ja elinkeinoelämän etuja. Liitossa tehdään myös maakuntaa koskevia tutkimuksia, tilastointia, suunnitelmia ja selvityksiä. Liitto on maakunnan eri vaikuttajatahojen ja sidosryhmien yhteistyöorganisaatio.

Etelä-Karjalan liiton palveluksessa on noin 40 henkilöä. Liiton keskeiset toiminta-asiakirjat löytyvät verkkosivuilta.

Sote- ja maakuntauudistuksen myötä Etelä-Karjalan liitto sulautuu osaksi Etelä-Karjalan maakuntaa arviolta vuoden 2021 alusta. Toimintoja saatetaan siirtää jo sitä ennen, mikä vähentää liiton tarkastustarvetta.

  1. Tehtävien laajuus ja sisältö

Tarkastuspäivän pituudeksi tarjouksessa oletetaan 7 työtuntia.

Kuntalain mukainen tarkastus

Tilintarkastaja on velvollinen raportoimaan tarkastuslautakunnalle tarkastussuunnitelmasta, sen toteutumisesta, tarkastustyön kulusta ja tarkastustyössä tehdyistä havainnoista lautakunnan päättämin määräajoin.

Tilintarkastajan tulee olla pyydettäessä läsnä niissä tarkastuslautakunnan kokouksissa, joissa tilintarkastajan raportteja ja ilmoituksia käsitellään tai milloin lautakunta pitää sitä muulloin tarpeellisena.

Kuntalain mukaisen tarkastuksen laajuus, josta tarjous pyydetään ja jonka perusteella tarjoukset vertaillaan, on 10 tarkastuspäivää vuodessa. Siitä vähintään 6 päivää JHT-tilintarkastajan suorittamaa tarkastusta ja vähintään 3 päivää vastuullisen JHT-tilintarkastajan suorittamaa tarkastusta.

Tarkastuslautakunnan sihteerin tehtävät

Tarkastuslautakunta pitää noin 7 kokousta vuodessa. Yhden kokouksen kesto on noin kaksi tuntia. Kokousten ja arviointikertomuksen valmistelusta vastaa JHT-tilintarkastaja.

Sihteerintehtäviin kuuluu mm. esityslistan/kokouskutsun lähettäminen, asiantuntijoiden kutsuminen, pöytäkirjan pitäminen sekä arviointikertomuksen kokoaminen.

Sihteerintehtävien laajuus, josta tarjous pyydetään ja jonka perusteella tarjoukset vertaillaan, on 35 tuntia vuodessa.

Erityishankkeiden tarkastus

JHT-tilintarkastajan tulee tarkastaa muita erityishankkeita, joissa tilintarkastajan asiantuntemusvaatimus määräytyy tehtävän mukaan.

SERF CBC tekninen tuki

Ensimmäinen osa erityishankkeita on Kaakkois-Suomi – Venäjä rajaohjelman (SEFR CBC) ohjelmakauden 2014 – 2020 teknisen tuen tarkastus. Ohjelman perusajatus on rajat ylittävä yhteistyö EU:n ulkorajoilla. Ohjelmalle on vahvistettu ydinalue, joka sisältää raja-alueet sekä Suomen (Etelä-Karjala, Etelä-Savo ja Kymenlaakso) että Venäjän (Pietari ja Leningradin alue) puolella.  Ohjelmassa noudatetaan pääosin Euroopan komission ENI säännöstöä (EC No 232/2014) ja komission täytäntöönpanomääräyksiä (EU No 897/2014).

Etelä-Karjalan liitto toimii SERF CBC ohjelman hallintoviranomaisena. Ohjelman kieli on englanti. Ohjelman päätöksenteko tapahtuu seurantakomiteassa, joka päättää rahoitettavista hankkeista valintakomitean esityksestä. Ohjelman tarkastusviranomaisena toimii valtionvarainministeriön controller-yksikkö. Liiton tarkastus täydentää VM:n tekemää tarkastusta, jotta liiton tarkastaja voi antaa lausuntonsa liiton tilinpidosta.

Hallintoviranomainen raportoi EU:n komissiolle ja kansallisille rahoittajille ohjelman toimintakausittain ajanjaksoilta 1.7. – 30.6. Ohjelman rahoitus on yhteensä 77,5 m€, josta teknisen tuen osuus on noin 7,2 m€ eli vuosittain noin 1,0 m€. Sillä rahoitetaan hallintoviranomaisen toimintakulut.

Rajaohjelman tarkastuksen laajuus on arviolta 2 päivää vuodessa.

Kansalliset kehittämisvarat

Toinen osa erityishankkeita on kansallisten kehittämisvarojen käyttöä koskevat hanketarkastukset.

Työ- ja elinkeinoministeriö on ohjeistanut maakunnan liittoja tarkastuttamaan alueellisia innovaatioita ja kokeiluja koskevan kansallisen rahoituksen (ns. AIKO-rahoituksen) käyttöä ulkopuolisilla tarkastajilla. Valvonnalla ja tarkastuksella varmistutaan yhteishankkeiden ja tuen siirtämistä koskevien hankkeiden asianmukaisesta toteuttamisesta. Tarkastusraportit on toimitettava vuosittain tiedoksi TEM:lle.

AIKO-rahoitusta koskevissa hanketarkastuksissa tulee huomioida:

  • rahoituspäätösehtojen noudattaminen hankkeen hallinnoinnissa
  • hankkeen sisällöllinen ja taloudellinen toteutuminen verrattuna hankesuunnitelmaan sekä kustannusarvioon

AIKO-hankkeiden tarkastuksen laajuus on arviolta 2 päivää vuodessa.

Muut EU-hankkeet ym.

Kolmas osa erityishankkeita ovat EU-hankkeet, muut kv-rahoituksen hankkeet ja kansallisella rahoituksella rahoitettavat projektit, joissa vaaditaan erityistä tilintarkastajan varmennusta. Näiden hankkeiden tarkastuksen laajuus on arviolta 2 päivää vuodessa.

Erityistehtävät ja hankkeet yhteensä

Erityishankkeiden tarkastuksen laajuus, josta tarjous pyydetään ja jonka perusteella tarjoukset vertaillaan, on yhteensä 6 päivää vuodessa.

  1. Tilintarkastajan soveltuvuusvaatimukset ja tarjoajan kelpoisuus

  • Tarjoajan tulee olla kuntalain 122 §:ssä tarkoitettu tilintarkastusyhteisö.
  • Yhteisön on määrättävä vastuulliseksi tilintarkastajaksi JHT-tilintarkastaja.
  • Yhteisöllä ja vastuullisella tilintarkastajalla tulee olla vähintään neljän vuoden kokemus kuntien tai kuntayhtymien tarkastuksesta vuosilta 2009 – 2018.
  • Yhteisöllä ja hanketarkastukseen nimetyllä tilintarkastajalla tulee olla tarkastuskokemusta ja/tai muulla tavoin hankittua pätevöitymistä EU-hankkeiden ja muiden erityisosaamista vaativien tehtävien suorittamisessa.
  • Yhteisöllä tulee olla laadunvarmistusjärjestelmä, joka on dokumentoitu laatukäsikirjassa, prosessikuvauksessa tai muussa laatuasiakirjassa.
  • Yhteisöllä tulee olla koko sopimuskauden kattava vastuuvakuutus.
  • Yhteisön tulee täyttää tilaajavastuulain mukaiset vaatimukset.
  1. Tarkastustyötä koskevat ehdottomat vaatimukset
  • Tarkastuspyynnön mukaisia palveluja ei voi suorittaa alihankintana.
  • Osatarjouksia ei hyväksytä.
  1. Tarjouksen valintaperusteet ja arviointikriteerit

Tarjoukset esitetään yllä sanottujen arvioitujen päivä- ja tuntihintojen mukaan. Hintojen tulee sisältää mahdolliset matkustuskulut sekä niihin verrattavat muut kulut. Tarjouksessa on esitettävä kaikki sellaiset seikat, joilla todennetaan tarjouspyynnön mukaiset vaatimukset.

Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin, mitä arvioidaan seuraavin perustein ja painoarvoin:

Kokonaishinta (painoarvo maksimi 65 pistettä)
Kokonaishinta sopimuskaudella 2019 – 2020 + optio 2021 sisältäen kohdan

”Tehtävien laajuus ja sisältö” -mukaisen kokonaisuuden. Tarjoukset vertaillaan laskukaavalla: 65 pistettä * edullisin hinta / tarjouksen hinta.

Vastuullisen JHT-tilintarkastajan työn osuus laskutettavasta työajasta (painoarvo maksimi 35 pistettä)

80 – 100 %                                         35 pistettä
70 – 79 %                                           25 pistettä
60 – 69 %                                           15 pistettä
50 – 59 %                                           5 pistettä
alle 50 %                                            0 pistettä

  1. Päätös, tiedottaminen ja sopimuksen tekeminen

Etelä-Karjalan maakuntavaltuusto päättää tilintarkastusyhteisön valinnasta arviolta kesäkuussa 2019. Hankintapäätös lähetetään tiedoksi kaikille tarjoajille. Hankintasopimus ei synny hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan edellyttää erillistä kirjallista sopimusta. Tilaajavastuulain (1233/2006) mukaiset selvitykset on toimitettava ennen kuin hankintasopimus voidaan allekirjoittaa.

  1. Sopimuskausi ja sopimuksen voimassaolo

Sopimus koskee vuosien 2019 – 2020 tarkastusta kiinteillä hinnoilla. Etelä-Karjalan liitolla on oikeus käyttää myös optiovuosi 2021 samoilla ehdoilla.

  1. Laskutus ja maksutiedot

Tehtävien hinnat määräytyvät hyväksytyn tarjouksen mukaisesti.

Laskutus tapahtuu tehdyn työn perusteella. Maksuehto on 14 vrk netto. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Laskutuslisiä tai vastaavia ei saa lisätä. Lasku tulee toimittaa verkkolaskuna.

  1. Muut sopimusehdot

Osapuolet sitoutuvat siihen, että sopimuskauden aikana tapahtuvista toiminnan oleellisista muutoksista ilmoitetaan sopijaosapuolelle. Tällainen mahdollinen muutos on mm. valmistautuminen tulevaan sote- ja maakuntauudistukseen.

Tarjouksessa nimetyn vastuullisen tarkastajan ja hänen varahenkilönsä vaihtaminen kesken sopimuskauden edellyttää perusteltua syytä ja tarkastuslautakunnan suostumusta. Mikäli nimettyä henkilöä vaihdetaan, uudella henkilöllä on oltava vastaava pätevyys ja kokemus.

Tätä sopimusta koskevat erimielisyydet käsitellään Etelä-Karjalan käräjäoikeudessa.

  1. Tarjouksen liitteet

 Tarjoukseen tulee liittää kaikki sellaiset asiakirjat, joilla todennetaan tarjouspyynnön mukaiset vaatimukset. Sellaisia ovat mm. seuraavat:

  • tilintarkastusyhteisön tilinpäätös edelliseltä tilikaudelta
  • kuvaus tarkastuksen laadunvarmistuksen järjestelmästä
  • ulkoisen tarkastuksen prosessikuvaus – kuvaus tilintarkastusjärjestelmästä
  • todistukset tilintarkastajien pätevyydestä
  • vastuullisen ja avustavan tarkastajan CV ja referenssit
  1. Tarjousten jättäminen

Tarjoukset pyydetään toimittamaan kirjallisina Etelä-Karjalan liiton tarkastuslautakunnalle suljetussa kirjekuoressa viimeistään 28.2.2019 klo 15.00, minkä jälkeen tarjous on tarjoajaa sitova. Tarjouksen mahdollisesti sisältämät liike- ja ammattisalaisuudet pyydetään merkitsemään ”salainen” –merkinnällä. Tarjouksessa esitettävät valintakriteerien ja arviointiperusteiden mukaiset tiedot eivät ole salassa pidettävää.

Kuoreen pyydämme merkitsemään: ”Tilintarkastustarjous”

Tarjouksen tulee olla voimassa 15.7.2019 saakka.

  1. Lisätiedot

Tarjouksen tekemistä varten mahdollisesti tehtävät kysymykset tulee esittää sähköpostilla 15.1.2019 klo 15.00 mennessä osoitteella kirjaamo@ekarjala.fi. Sähköpostin otsikoksi tulee merkitä: ”Lisätietopyyntö/tilintarkastus”. Kysymykset on esitettävä suomen kielellä.

Esitetyistä kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista laaditaan yhteenveto, joka on luettavissa 31.1.2019 klo 15.00 mennessä osoitteessa: http://www.ekarjala.fi/liitto/ajankohtaista/nahtavilla/viralliset-tarjouspyynnot/

Puhelimitse esitettyihin kysymyksiin tai tietopyyntöihin ei vastata.

Lappeenranta 28.11.2018

ETELÄ-KARJALAN LIITON TARKASTUSLAUTAKUNTA

Sanna Koskenranta,
puheenjohtaja