Vastaukset Etelä-Karjalan tulevaisuustarkastelun tarjouspyyntöön liittyviin kysymyksiin

Vastaukset Etelä-Karjalan tulevaisuustarkastelun tarjouspyyntöön liittyviin kysymyksiin

(7.11.2019)

Olemme saaneet Etelä-Karjalan tulevaisuustarkastelun tarjouspyyntöön liittyen 1.11. mennessä seuraavat kysymykset, joihin vastauksia alla:

  1. Onko teillä etukäteen ajatusta tai odotusta työpajojen osallistujamääristä ja kestosta?

Etukäteinen ajatuksemme työpajoista on, että niissä käsitellään moniulotteisia ilmiöitä tai teemoja, joiden työstämisessä hyvin erilaiset näkökulmat on tarpeellista saada uudella tavalla esiin. Yritetään päästä eteenpäin perinteisen asiantuntijatyön ajatusvinoumista, jotka helposti saattavat ohjata meidät entisille laduille. Mietitään mukaan kutsuttaviksi sellaisia tahoja, jotka eivät aina ole ko. teeman käsittelyssä itsestään selvästi mukana. Olennaisen tärkeitä mukaan kutsuttavia osallistujia kuitenkin ovat kunnat, alueen erikokoiset yritykset, koulutuksen järjestäjät, järjestökenttä ja julkisorganisaatiot. Työryhmiin tulee houkutella ilmiöiden parhaat asiantuntijat, joilla on kiinnostus niiden jalostamiseen. Tällöin teemaa voisi kokoontua tutkimaan hyvin heterogeeninen joukko.

Esimerkinomaisesti myös maakunnan päätöksentekijöiden halutaan osallistuvan tulevaisuustyöhön. Maakuntavaltuusto Etelä-Karjalassa on 30-henkinen ja maakuntahallituksessa on yhdeksän jäsentä.  Maakunnan yhteistyöryhmässä on 22 jäsentä (joista osa on samoja kuin hallituksessa), 12 asiantuntijajäsentä sekä maakuntavaltuuston kolmen henkilön puheenjohtajisto.

Työpajojen tai foorumien osallistujamäärä täsmentyy tarkasteltavan teeman mukaan, mutta lähtökohtainen oletus on, että niihin voisi osallistua noin 20–60 henkeä. Työpajan sopiva kesto kerrallaan on maksimissaan kolme tuntia. Teemojen käsittelyltä ja työpajojen kokoonpanoilta odotetaan rohkeutta ja uusinajattelua.

  1. Tarjouspyynnössä todetaan ensin (kohta 3. Hankinnan kuvaus): ”tulevaisuustarkastelu sisältää 4 skenaariota Etelä-Karjalan tulevaisuudesta” ja myöhemmin (kohta 5. Hankinnan kohteen vaatimukset): ”PowerPoint-raportin, joka sisältää kattavan kuvaukset 3-5 skenaariosta.” Onko työssä tuotettavien skenaarioiden määrä siis kohdan 3. mukaisesti 4 skenaariota vai kohdan 5. mukaisesti 3-5 skenaariota?

Valitettavasti tarjouspyyntöön on jäänyt epäjohdonmukaisuus, pahoittelumme siitä. Tuotetaan neljä skenaariota.

  1. Tarjoajalta edellytetään vähintään 5 yhteistyötapaamista ohjausryhmän kanssa. Mikä on näiden tapaamisten tavoite ja tarkoitus (toimeksiannon ohjaaminen vai mahdollisesti skenaarioprosessiin liittyvä sparraavampi työskentely)?

Tarjoajalta edellytetään kiinteää yhteistyötä ja vähintään viittä (5) yhteistyötapaamista ohjausryhmän ja/tai tilaajan kanssa. Lähtökohtaisesti ohjausryhmänä toimiva Etelä-Karjalan ennakointityöryhmä hieman laajennetulla ja myöhemmin ilmoitettavalla kokoonpanolla ohjaa työskentelyä keskeisissä päätöksiä tai kannanottoja vaativissa asioissa. Tarjoajan tulisi tavata ohjausryhmä fyysisesti paikalla ollen vähintään kolme (3) kertaa työn kuluessa. Tilaajalla tässä tarkoitetaan työhön nimettävää projektipäällikköä ja mahdollisesti pienempää liiton sisäistä ”työnyrkkiä”. Tämän työnyrkin kanssa tehdään valmistelevaa työtä esimerkiksi työpajojen teemoista, mukaan kutsuttavista henkilöistä ja vastaavista käytännön asioista. Työnyrkin kanssa vähintään kahdesta (2) tapaamisesta haluaisimme niistäkin toisen järjestää kasvokkain aloituspalaverina puolin ja toisin tutustuen. Toinen palaveri voidaan hyvin valmisteltuna järjestää myös etänä.

  1. Edellytetäänkö yhteistyötapaamisissa fyysistä läsnäoloa tarjoajalta vai onko niiden toteuttaminen etänä mahdollista?

Tähän vastaus edellisessä kohdassa, edellytetään sekä fyysistä läsnäoloa että mahdollistetaan toteutus etänä. Ohjausryhmätapaamiset tulee järjestää paikan päällä ollen.

  1. Onko laadittavien skenaarioiden fokuksessa nimenomaan Etelä-Karjala vai onko tarkoitus tehdä yleismaailmallisempia skenaarioita, joita sitten tulkitaan Etelä-Karjalan osalta?

Tulevaisuustyöltä edellytetään konkreettisuutta ja pohdintaa, jonka keskiössä on nimenomaan Etelä-Karjala. Tarjoajan tulee hyödyntää omaa osaamistaan sellaisten yleismaailmallisten ja tarkastelua läpileikkaavien teemojen ja kehityskulkujen osalta kuten esimerkiksi digitalisaatio, väestökehitys, ilmastonmuutos ja ympäristö, kansainvälisyys, turvallisuus, hyvinvointi sekä työelämään liittyvät muutokset.

Erityistä huomiota ja nimenomaisesti Etelä-Karjala fokuksessa halutaan kiinnittää näihin teemoihin: uusiutuminen (esim. taloudellinen kantokyky, elinvoima, elinkeinorakenne), osaaminen (esim. työvoiman saatavuus, koulutus, TKI) sekä yhteistyö ja sosiaalinen pääoma.

  1. Minkälaisia varautumissuunnitelmia halutaan? Toivotaanko niiden olevan strategisella tasolla vai enemmän konkreettisia?

Varautumissuunnitelmista halutaan mahdollisimman konkreettisia toimenpidetasolle asti.

Suuria odotuksia kohdistuu työssä tuotettavaan Etelä-Karjalan maakunnan toimijoiden yhteiseen tavoiteltavaan tulevaisuudenkuvaan vuoteen 2040 ja määriteltäviin tärkeimpiin toimiin tavoiteltavan tulevaisuuskuvan saavuttamiseksi. Nämä ovat pohdittujen kehityskulkujen tuottamia välttämättömiä toimenpiteitä, jotka on tehtävä skenaarioista riippumatta.

  1. Onko teillä etukäteen toivetta siitä, toteutetaanko skenaarioanalyysi ns. perinteisesti ”hyvä – neutraali- negatiivinen” -vertailuna vai esimerkiksi tarjouspyynnössä nimettyjen teemojen kautta tarkasteltuna?

Myös analyysiltä odotetaan uusinajattelua. Siksi tarkastelu esimerkiksi erityistä huomiota vaativien teemojen kautta on toivottavaa. Jälleen lähtökohtainen oletuksemme on, että mikään skenaarioista ei sellaisenaan toteudu eikä ole yksiselitteisesti hyvä, huono tai edes neutraali. Ymmärrämme skenaariot kuviteltavissa oleviksi, mahdollisen tulevaisuuden johdonmukaisiksi kuvauksiksi. Niiden pohjalta voimme arvioida toimintaympäristömme tulevaa kehitystä ja vaikutuksia sekä yhdessä päättää toimenpiteistä ja valinnoista, joilla maakunnassa tulevaisuuteen valmistaudutaan mahdollisuudet hyödyntämällä ja uhkiin varautumalla. Näin syntyy edellä mainittu tavoiteltava tulevaisuudenkuva.